L’efficacité, c’est surtout une question d’habitudes. En ayant de bonnes habitudes dans sa vie professionnelle et personnelle, tout est beaucoup plus simple. Mais en fait, comment prend-on une bonne habitude ? De nombreux psychologues américains ont affirmé qu’une habitude se prenait en 21 jours, c’est-à-dire trois semaine. Différents tests ont été fait et ont montré qu’au bout de 21 jours, une chose faite tous les jours devenait une habitude. Durant cette période, il est préférable de faire cette action même lorsque ce ne serait pas nécessaire, exemple : se lever à 6 heures tous les matins. Le week-end nous n’avons pas forcément besoin de le faire, mais pour prendre l’habitude il est bon de le faire durant 21 jours consécutifs.
Se fixer des horaires de travail
Parmi les petites habitudes, ou plutôt grandes habitudes qu’il faut prendre lorsqu’on décide de créer sa boîte est de se fixer des horaires de travail. Sinon vous vous retrouvez à travailler dans votre lit à 23h30 alors que vous avez commencé à 07h00 le matin. Alors en effet ces horaires sont une sorte de passage obligé au début, le temps de construire quelque chose, mais aussi le temps de trouver ses marques et de s’organiser. Vous finirez par trouver votre rythme de travail préféré, certains préfèrent travailler tôt le matin, certains autres préfèrent travailler jusque tard le soir. Je ne pourrais pas vous conseiller d’heures précises, c’est à vous de voir à quelles heures vous êtes le plus productif, à quelle heure vos clients sont présents et absents (c’est parfois bon d’avoir quelques heures sans ses clients).
Pour ma part, j’en parlais précédemment, je me suis fixé des horaires “à la cool” après avoir travaillé pendant deux ans comme un fou. Alors bien sûr il m’arrive souvent de faire des horaires prolongés lorsque je travaille sur un nouveau projet ou sur un gros dossier, mais dans l’ensemble j’arrive à finir relativement tôt le soir pour pouvoir sortir ou rester à la maison tranquille. Je vous conseille également de vous fixer à l’avance des périodes de vacance, c’est important. Si vous êtes en couple, ne pas partir en vacances pourra vous faire devenir célibataire rapidement, et si vous êtes célibataire, ne pas partir en vacances vous fera péter un cable. Pendant quatre ans d’affilé je ne suis pas parti en vacances et je peux vous dire que c’était assez dur psychologiquement. Si vous avez les moyens de partir, partez au moins deux semaines.
Faire immédiatement certaines tâches
Je pars d’un principe précis : toutes les tâches qui demandent moins de trois minutes à faire, je les fais immédiatement. Alors attention je ne parle pas de tâche comme lire ses mails ou aller sur Facebook voir si un ami a commenté ma nouvelle photo de profil, non ! Je parle de vraie tâche, une tâche importante mais courte à faire. Mais alors pourquoi la faire immédiatement et pas l’écrire sur une to-do list ? Hé bien parce que cette tâche mettrait autant de temps à être notée qu’à être faite, alors autant la faire immédiatement et ne pas doubler la durée de réalisation ! Alors si vous faites une tâche importante et que vous pensez à une mini-tâche, faites-la aussitôt sinon ça vous tracassera et vous ne penserez qu’à ça. Je sais qu’il faut éviter les intéruptions mais il vaut mieux une intéruption nette de cinq minutes plutôt que vous soyez ailleurs pendant une heure !
Si vous pensez que la tâche va durer plus de trois minutes, notez-la et revenez dessus immédiatement après votre réalisation actuelle. Et si elle dure trois minutes ou moins, faites-la en veillant à ne pas dépasser votre laps de temps. Faites en sorte de ne pas avoir de mini-tâche qui se promènent dans votre tête, essayez de regrouper ces mini-tâches dans une tâche journalière. Si par exemple vous avez une dizaine de petites modifications à faire sur votre site, ne les faites pas séparemment, listez-les pour en faire une tâche journalière que vous ferez demain. Ne faites pas comme font ces gens qui font des listes longues comme le bras de petites choses à faire et qui se croient surchargés de travail. Au final ces gens ne savent pas par où commencer, vont dans tous les sens et perdent beaucoup de temps.
S’organiser des ambiances de travail
Je ne sais pas vous, mais moi dans certaines situation je dois travailler dans le silence complet (là par exemple en écrivant), et dans d’autres situations il me faut de la musique. Dans certaines situations je dois être dans une lumière tamisée, dans d’autres le jour complet. Bref, nous avons tous des préférences pour stimuler notre cerveau dans diverses circonstances, mais des scientifiques ont prouvé que pour les activités plutôt “cerveau gauche” comme la comptabilité, l’administratif, nous devions plutôt être dans un environnement très calme, clair et sans fioritures. Et pour les activités plutôt “cerveau droit” comme les activités artistiques par exemple, il nous fallait plutôt un décor assez coloré et éventuellement de la musique ou en tout cas un fond sonore.
J’imagine que votre cerveau est fait plus ou moins comme tout le monde et que vous aussi, vous avez besoin de le stimuler de différentes façons selon les types de tâches que vous faites. Vous pouvez vous créer des ambiances en fonction de l’heure qu’il est : par exemple le matin vous pouvez commencer par de la comptabilité en travaillant dans un endroit calme et neutre. Et passer à des activités plus créatives l’après-midi dans une ambiance qui prête à la création, avec des couleurs, des formes, des sons, des odeurs, etc. Et si vous travaillez avec des collaborateurs, vous pouvez très bien leur aménager des espaces de travail en fonction de leurs missions principales. Et demandez-leur dans quelles conditions ils se sentent le mieux pour travailler, c’est important de se sentier bien pour être efficace.
Regrouper certaines tâches
Nous avons évoqué précédemment le fait que le cerveau mettait en moyenne trois minutes à se lancer dans un nouveau travail. C’est-à-dire que lorsque vous passez de votre tâche à la lecture de vos mails toutes les vingt minutes, vous perdez trois minutes à chaque fois : une belle perte de temps. Je vous conseille donc de regrouper vos tâches comme la lecture de vos mails deux fois par jour seulement, un tour sur vos réseaux sociaux le midi et le soir , etc. Vous ne devez pas vous dispercer et partir dans tous les sens. Vous devez être focus sur votre travail et être concentré sur votre tâche. Lorsque vous allez voir vos mails et qu’un ami vous a envoyé une vidéo YouTube, vous perdez : le temps de la lecture du mail, le temps de la vidéo, et enfin trois minutes pour vous reconcentrer.
Depuis quelques temps je regroupe l’écriture de mes articles de blog tous les lundis matins. J’écris en général cinq articles que je publis du lundi au vendredi. Le dimanche je fais les plans de mes articles et le lundi matin je les écris pour qu’ils soient prêt pour la semaine. Il y a certaines tâches comme ça que vous pouvez regrouper pour gagner du temps. Quand vous êtes dans une tâche, vous êtes dedans et il est stupide d’en sortir et de dire : “allez j’ai fini je change”, autant continuer sur la lancée. Alors évidemment il ne faut pas que ça devienne pénible comme faire la même chose toute la journée, mais si vous faites une action de vingt minutes tous les jours et que vous pouvez la déplacer un jour en particulier et y consacrer moins de temps qu’en les dégroupant c’est plutôt bien non ?
Utiliser la règle de pomodoro
Je vous avais dit qu’on la verrait plus tard, la règle de pomodoro est une technique assez sympa pour rester concentrer sur une tâche et ne pas s’éparpiller. Le principe est simple : un compteur de 25 minutes pendant lesquelles nous travaillons sans nous arrêter, ensuite une pause de 5 minutes, puis le compteur reprendre, puis une pause, etc. Et au bout de quatre pomodoro (deux heures), une pause plus longue est accordée. Bien qu’elle soit assez difficile à appliquer constamment, cette méthode peut être très utile pendant une journée où vous auriez un travail précis à faire par exemple. Je vous conseille de l’essayer au moins une fois, c’est assez surprenant au début vous allez voir, mais les résultats sont visible et cela peut donner de bonnes habitudes de travail.
Vous savez qu’une habitude met trois semaines à être prise comme je le disais plus haut, alors pourquoi ne pas essayer cette méthode pendant trois semaines ? Vous aurez au moins pris l’habitude de ne pas jeter un regard sur vos réseaux sociaux, sur vos mails ou sur votre smartphone pendant le travail, et vous aurez un “cycle” dans la tête pour prendre des pauses à heures fixes. Vous pouvez donc vous “auto-éduquer” pendant trois semaines en utilisant cette méthode afin d’avoir les meilleurs habitudes possible pour votre travail au quotidien. Vous pouvez aussi proposer à votre équipe si vous en avez une de prendre un bon rythme en travaillant pendant trois semaines avec la méthode pomodoro. Après ces trois semaines vos employés devraient avoir pris, eux aussi, de bonnes habitudes.