Connaissez-vous la méthode des 5S, ou parfois appelé en français méthode ORDRE ? Elle a été inventée par l’entreprise japonaise Toyota et fit les beaux jours de la marque et du pays du soleil levant. Voyant les résultats extraordinaire de cette méthode pourtant si logique, les grandes entreprises occidentales décidèrent de l’appliquer elles aussi. Bien qu’utilisée depuis des années dans le monde occidental, cette technique est encore peu utilisé par les petites entreprises, et encore moins par les entrepreneurs seuls. C’est pourtant un excellent moyen d’améliorer son efficacité.
O comme Ordonner
Du japonais qui veut dire ordonner, dans le sens de débarrasser, c’est-à-dire supprimer le superflue, cette première étape consiste à supprimer tout ce qui est inutile au bon fonctionnement du travail. Tout ce qui n’a pas été utilisé depuis plus d’un an est jeté ou recyclé, ensuite, tout ce qui sert moins d’un mois est déplacé à l’écart du lieu principal de travail (dans le stock ou dans les archives selon l’entreprise). Après cela, tout ce qui sert moins d’une fois par semaine est rangé à proximité (armoire de bureau, armoire de chantier). Pour le reste, ce qui sert moins d’une fois par jour est au poste de travail et ce qui sert moins d’une fois par heure reste sur le poste de travail à porté de main. Pour finir, ce qui sert plusieurs fois par heure est directement sur la personne (un tournevis, un stylo, etc.).
Cette étape a pour but de supprimer ce qui nous encombre au quotidien, qui nous fait perdre de l’espace, qui nous fait perdre du temps. Nous avons tous vécu ces situations dans lesquelles nous cherchons des documents importants et où nous n’arrivons pas à remettre la main dessus. Cette feuille volante sur laquelle vous aviez noté des idées très importante et que vous avez retrouvé deux mois après en avoir besoin, vous vous souvenez ? Si vous aviez éliminé l’inutile, vous auriez retrouvé ce papier bien plus rapidement n’est-ce-pas ? Donc n’hésitez pas à jeter ! Certains papiers doivent être conservé pendant 5 ou 10 ans, demandez à votre comptable et si vous pouvez les jeter : poubelle ! Sinon, archivez-les proprement pour les retrouver en cas de besoin.
R comme Ranger
Avez-vous déjà entendu cette phrase pleine de bon sens mais trop souvent non utilisée : “Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place”. C’est exactement le principe de Seiton (Mettre en ordre, ranger, en japonais). Cette étape consiste à ranger de façon à la fois claire et pratique le poste de travail, qu’il s’agisse d’un bureau, d’un atelier ou n’importe quel poste de travail. Le but de cette étape est également de fixer des règles de rangement afin de garder l’habitude de ranger de la même manière à chaque instant. Tout doit être standardisé grâce à cette étape, chaque chose doit être à sa place pour faciliter le travail de la personne à son poste. En gros : elle ne doit jamais au grand jamais chercher quelque chose plus de cinq secondes.
Le but est là de faciliter le travail de la personne en organisant son poste de travail afin de lui éviter bien des efforts. S’il y a des objets lourds par exemple, le travailleur ne doit pas avoir à le porter, ou en tout cas le moins possible. Et plus un objet est utilisé souvent, plus il doit être proche du travailleur. En fait, tout doit être rationnel, ce qui pourrait presque être le terme de cette étape : Rationaliser. Ici, on doit faire en sorte que le travailleur (ou soi-même, parce qu’il faut le faire pour soi aussi) soit dans un confort de travail optimal, pour une efficacité excellente. Plus le poste de travail sera standardisé, plus les tâches devront être faciles à mettre en œuvre. La standardisation de chaque poste de travail doit donc demander une connaissance du poste parfaite, et envisager un maximum de tâches et de situations.
D comme Dépoussiérer
La troisième étape consiste à dépoussiérer le poste de travail, au sens propre. Avez-vous déjà travaillé dans un environnement sale ou même poussiéreux ? Ce n’est pas agréable, c’est gênant dans certains cas comme les allergies par exemple, et dans certaines professions comme en usine ça peut être même dangeureux. Dans cette étape, nous allons remonter nos manches et nettoyer notre poste de travail de fond en comble. Un grand nettoyage de printemps si vous préférez. Vous avez vu comme ça fait du bien quand on ouvre les fenêtres de sa maison pour faire un grand rangement, quand on utilise la totalité de nos produits ménagers pour avoir la maison la plus propre possible. Hé bien là c’est la même chose avec votre entreprise, vous devez faire en sorte que ce soit l’entreprise la plus propre au monde !
Si vous avez des employés, demandez-leur de venir avec de vieux vêtements demain et préparez vos produits de nettoyage. Prenez-vous la journée pour faire de votre entreprise un showroom que tout le monde enviera. Que vous avez une usine, des bureaux, un atelier ou quoi que ce soit, vous pouvez faire de cet endroit un véritable allier pour convaincre vos clients. Vous vendez des services ? Invitez vos clients à boire un café dans vos jolis bureaux ! Vous vendez des produits que vous fabriquez vous-même ? Invitez vos clients à venir voir votre usine ou votre atelier. La propreté de vos locaux et leur organisation devrait les convaincre de travailler avec vous. Et même si vous faites une activité artistique et que vous ne voulez pas que tout soit au carré, pensez quand même à épurer vos locaux et à les rendre propres et accessibles.
R comme Rendre évident
Nous voici dans l’avant dernière étape de ce prossessus de perfection de votre espace de travail. On y voit déjà plus clair n’est-ce-pas ? Cette étape s’appelle en japonais Seiketsu, qui signifie “Rendre évident, maintenir la propreté” en français. Ce n’est pas parce qu’une entreprise de nettoyage passe deux fois par semaine qu’il faut se contenter de cette fréquence de nettoyage. Les postes de travail doivent être constamment irréprochables au niveau de l’hygiène. Un poste de travail propre est un poste où l’on peut manger par terre sans qu’une poussière puisse gêner notre repas. Il faut donc nettoyer chaque jour car la saleté revient chaque jour. Et plus cette tâche sera procrastinée, plus il y aura de travail à faire et donc de perte de temps la prochaine fois.
Personnellement, je prends dix minutes chaque après-midi à cette tâche. Cette étape est celle qui est la plus fréquente puisque comme nous le savons, la saleté revient vite, très vite et il ne faut pas se laisser déborder par cette tâche qui ne doit pas prendre plus de dix minutes. Si vous y passez plus de temps, c’est soit que vous avez un très grand espace de travail, soit que vous vous êtes laissé déborder pour la poussière ! Je vous l’accorde, les premières semaines c’est assez pénible à faire chaque jour, mais ça devient vite une habitude et vous n’y prêterez même plus attention. En faisant ça tous les jours, votre bureau sera constamment propre et vous verrez que travailler dans un environnement propre est très agréable et que vous serez plus productif comme ça.
E comme Être rigoureux
Nous voici sur la dernière étape de cet ORDRE. Vous allez me dire : “C’est bon, tout est fait, on a supprimé l’inutile, rangé avec intelligence, passé un gros coup de nettoyage puis nettoyé quotidiennement, il ne reste rien à faire !”. En fait si, il reste à contrôler, à vérifier que chaque chose est à sa place. Et pour cela il y a deux manières de voir les choses : soit c’est un supérieur hiérarchique ou un service “qualité” qui vérifie ça, mais cette tâche est très couteuse en temps et je trouve ce procédé assez dévalorisant pour les salariés. Soit, chaque employé vérifie son poste en toute autonomie et dans ce cas il faut non seulement avoir confiance en chacun, mais surtout avoir une procédure de vérification pour chaque poste. Un process clair et précis avec par exemple des cases à cocher pour tout vérifier, pour tout checker.
Ainsi, chaque employé, et le patron aussi pour son propre poste, peut vérifier si tout est en place, s’il ne manque pas d’outil ou de matériel pour travailler au mieux. Imaginez par exemple que dans un atelier, en vérifiant quotidiennement son poste, un employé découvre qu’il lui manque un marteau, il pourra le chercher et s’il ne le trouve pas, demander pour en commander un nouveau. Mais au moins il ne se retrouvera pas sans matériel au moment où il en aura besoin, et n’aura pas à demander à un autre poste de lui en prêter un, ce qui ferait perdre un temps précieux. Cette étape et le processus tout entier demande beaucoup de rigueur et de professionnalisme, mais une fois que tout est en place, c’est une question d’habitude et de quelques minutes de travail par jour, pour un rendement maximal.