Quand on veut être efficace, on fait parfois des erreurs qui peuvent devenir problématiques pour notre activité, et qui engendrent l’effet opposé : on devient totalement inefficace ! Ces erreurs nous les avons tous fait à un moment ou à un autre et beaucoup d’entre vous doivent toujours les faire en pensant que c’est bien pour leur entreprise. Que nous soyons chef d’entreprise ou salarié, ces erreurs doivent être supprimée et être remplacée par des solutions simples. Nous verrons ensemble cinq problèmes d’efficacité et cinq solutions pour les contrer.
Erreur 1 : Faire des to do list inatteignables
Vous aimez faire des listes de tâches ? Oui probablement, moi le premier j’en fais constamment. Le problème, c’est que souvent sur ces listes de tâches on a l’impression d’être un super héros et d’avoir des journées de 60 heures ! Ce n’est pas le cas et du coup on se retrouve débordé soi-même à vouloir remplir toute la liste de tâche, à partir dans tous les sens pour au final n’avoir aucun résultat, ou très peu par rapport à ce que nous avions prévu. Et là notre réaction ne sera pas de dire : “j’en avais trop prévu”. Ce sera de se dire : “je ne suis pas assez rapide”, et de se dévaloriser. Prenez confiance en vous, mais ne vous prenez pas pour un super héro. Même si vous êtes bon dans ce que vous faites, vous devez savoir vous limiter vous même en terme de quantité de travail à fournir.
Solution 1 : Se fixer deux objectifs concrets par jour
Vous vous souvenez de cette pub d’Apple qui disait “Nous nous sommes concentré sur un petit nombre de grandes choses”. Et même si vous n’êtes pas Apple, l’entreprise à la pomme peut nous enseigner pas mal de choses. Tim Ferris dans son livre La semaine de 4 heures (cliquez ici pour voir la fiche Amazon), conseille de fixer deux objectifs dans une journée, ça me semble correct et c’est personnellement ce que je me fixe. Selon vos journées vous pouvez vous fixer plus ou moins d’objectif mais pour ma part je fais en sorte d’avoir fini mes deux tâches importantes à midi, pour pouvoir faire autre chose l’après-midi. C’est surtout une question de travail et d’habitude, mais l’essentiel est d’avoir une liste de tâche cohérente que vous pourrez réellement réaliser dans la journée. Si vos tâches sont longues, divisez-les pour avoir des objectifs journaliers.
Erreur 2 : Ne pas prendre de pause
Souvent on a tendance à penser que les pauses sont une perte de temps, qu’en prenant 15 minutes de pause, on perd 15 minutes de productivité. Du coup, au lieu de prendre des pauses, on continue de travailler jusqu’à avoir mal à la tête ou ailleurs et s’arrêter parce qu’on ne peut pas faire autrement. Mais en raisonnant comme ça on ne fait plus rien. Je suis un fan de productivité et d’efficacité, mais j’aime me poser devant un film qui ne m’apprendra probablement rien, j’aime (rarement mais ça m’arrive) perdre mon temps devant un programme qui n’a aucune utilité. Parce que nous avons besoin de temps en temps de choses futiles pour s’oxygêner un peu la tête. Ne pensez jamais qu’une pause vous fera perdre du temps et donc de l’argent, ne croyez pas ça.
Solution 2 : Prendre une pause à heure fixe
Si vous avez du mal à prendre des pauses correctement, la meilleure solution est de prendre des pauses à heures fixes. Et parmi ces pauses, certaines sont très très importantes comme : le repas du midi. Vous avez déjà vu ces gens manger un sandwich devant leur ordi mais qu’ils ne savaient pas s’organiser (ou parce que leur chef ne savait pas s’organiser, pour les salariés). Moi le premier il m’arrivait souvent de sauter un repas ou de manger des carottes râpées devant l’ordi en train de “travailler”. Je n’ai absolument rien contre les carottes râpées, mais je vous conseille de les manger tranquillement en parlant avec vos collègues ou vos employés, ou en regardant un reportage sur les koalas sur RMC découverte par exemple. Vous reviendrez travailler au bout d’une demie heure en pleine forme.
Erreur 3 : Travailler quand on est malade ou fatigué
Vous avez déjà essayé de travailler en ayant mal à la tête, en étant malade ou tout simplement en étant fatigué ? Certainement. En tout cas moi oui, et un jour que j’étais malade, j’ai décidé de travailler quand même, normal me direz-vous. Le problème c’est que le lendemain j’étais toujours malade et j’avais fait des tas d’erreurs. Alors bien sûr il m’arrive d’en faire sans avoir 40 de fièvre, mais là c’était un record et j’ai du tout reprendre pour vérifier, et corriger les erreurs m’a prit plus de temps que si je n’avais rien fait puisque certaines de mes erreurs m’ont couté quelques heures de travail. Au final j’ai perdu du temps, je me suis énervé pour rien à tout refaire, et j’avais toujours mon gros rhume. Ne travaillez pas en étant en mauvaise forme, ça ne sert à rien.
Solution 3 : Savoir lever le pied
Si vous voulez voyager loin vous devez vous ménager et lever le pied quand il le faut. Un pack mal de tête & rhume ? Prenez votre journée, mettez-vous au lit au chaud avec un bon film, allez chez le docteur et prenez-vous un bain, bref : faites en sorte d’être en pleine forme le lendemain ou le surlendemain. En plus durant cette journée à lever le pied, vous prendrez un peu de recule et peut-être que vous trouverez des solutions à certaines tâches où vous étiez bloqué. Vous n’êtes pas une machine, ne soyez pas trop exigeant avec vous même et acceptez d’avoir des faiblesses de temps en temps et de ne pas être toujours à fond. Mais à l’inverse, ne trouvez pas cette excuse pour dire “Oh aujourd’hui je ne suis pas très bien je vais rester au lit”, vous risqueriez de prendre une mauvaise habitude.
Erreur 4 : Vouloir atteindre la perfection
Nous perdons souvent trop de temps à vouloir faire les choses parfaitement, à vouloir que tout soit carré, nickel, que rien ne dépasse. C’est bien d’être perfectionniste et de vouloir donner le meilleur tout le temps. Mais ce n’est pas toujours possible d’être excellent, de faire un travail parfait. Et vous ne devez pas vous faire du soucis si une de vos tâches n’est pas faites parfaitement, tant qu’elle est bien faite c’est le principal. Bien sûr la perfection doit être une recherche, mais vous devez accepter d’être parfois seulement convenable, d’être bon au lieu d’être excellent. Je ne vous dis pas d’être mauvais dans ce que vous faites, seulement de passer à l’action et de ne pas hésiter à être imparfait. Claude François était perfectionniste, il voulait que tout soit à sa place, carré, il en est mort…
Solution 4 : Savoir être imparfait dans un premier temps
Bien évidemment tous les perfectionnistes ne connaissent pas des fins tragiques comme l’illustre chanteur, mais les perfectionnistes produisent moins que les personnes talentueuses. Lorsque vous créez un produit ou un service, lorsque vous travaillez sur votre site ou tout autre chose, acceptez d’être imparfait… du moins au début. Prenons un exemple : Apple. Vous allez me dire que leurs produits sont géniaux et vous aurez raison. Et même si Steve Jobs à l’époque voulait des produits parfaits, il finissait par se résigner sur certains points parce qu’il savait que ce ne serait pas possible dans un premier temps de faire mieux. Pensez comme ça, améliorez ce que vous pouvez, mais si ce n’est pas possible en terme de temps, d’argent ou de compétence, lancez-vous et vous corrigerez plus tard.
Erreur 5 : Consommer trop d’informations
Comme vous le savez, la plupart des infos qu’on entend, c’est de la merde ! Vous regardez souvent les informations à la télévision ? Comme tout le monde vous regardez un peu le journal du soir, voire peut-être celui du midi, et peut-être même aussi le matin. Vous avez vu les conneries qu’on nous sort à longueur de temps ? Les affaires d’hommes politiques corrompus comme si on l’avait appris ce matin, les histoires sordides de meurtres qui nous rendent parano, vous n’avez aucun pouvoir sur les choses qui se sont déjà produites, alors c’est bien de savoir, mais ça ne sert à rien. Et même lorsque vous sélectionnez les informations pour n’avoir que des infos sur le domaine qui vous intéresse, vous vous rendez bien compte que vous perdez un temps fou.
Solution 5 : Choisir ses sources d’informations
Vous devez choisir vos sources d’informations et même les heures auxquelles vous consommez vos informations. Moi par exemple pour les informations généralistes, je jette un coup d’œil sur BFMTV le midi en mangeant et en 5 minutes je connais les principales informations. Si un sujet m’intéresse je vais plus loin, mais la plupart du temps je zappe et je me change les idées en regardant une chaîne de sport ou un documentaire de voyage par exemple. Et concernant les infos ciblées dans ma thématique, je suis abonné à quelques pages sur Facebook qui couvre l’essentiel des infos du e-business, de la communication et du graphisme. Je lis quelques articles en fin de matinée lorsque j’ai fait mes deux tâches quotidiennes, ça me prend un quart d’heure et je suis au courant de l’essentiel.